Ausgangslage
Cloud7, ein D2C-Brand aus Berlin im Bereich Bekleidung & Mode mit 25 Mitarbeitenden, stand vor einem strategischen Schritt: dem Aufbau eines B2B-Reseller-Vertriebs. Ziel war es, eine klar definierte Nische von Händlern systematisch zu erschließen und dauerhaft in der Pipeline zu halten.
Der erste Anlauf verlief schleppend. Cloud7 hatte sich auf Anraten eines externen Beraters für HubSpot Professional entschieden: ein Paket, das deutlich mehr Funktionen enthält als benötigt, zu einem monatlichen Preis, der für ein 25-Personen-Team kaum zu rechtfertigen war, und das trotzdem nicht die Bereiche abdeckte, die Cloud7 wirklich brauchte. Das Team arbeitete nur sporadisch mit der Software, Strukturen für das Reseller-Management fehlten, und die Kosten liefen weiter.
Als klar wurde, dass die Plattform in dieser Form keine Lösung sein würde, kamen sie zu Prometheus.
Lösung
Schritt 1: Use-Case-Analyse: Was braucht Cloud7 wirklich?
Bevor irgendetwas umgebaut wurde, haben wir erst verstanden. In einer strukturierten Analyse haben wir mit Johannes die tatsächlichen Workflows durchleuchtet: Wie kommen Reseller-Anfragen rein? Wer bearbeitet sie in welchem Stadium? Was passiert mit Kontakten, die noch nicht bereit sind? Das Ergebnis war eindeutig: Cloud7 brauchte kein Professional-Paket, sondern ein sauber konfiguriertes, schlankes CRM mit Fokus auf Pipeline-Sichtbarkeit, Task-Management und verlässlicher Wiedervorlage-Logik.
Schritt 2: Downgrade auf HubSpot Starter + gezielter Third-Party-Stack
Wir haben das HubSpot-Professional-Abonnement gekündigt und Cloud7 vollständig auf HubSpot Starter migriert. Alle relevanten Daten, Kontakte und Pipelines wurden überführt. Funktionen, die Starter nicht nativ mitbringt, haben wir gezielt über Third-Party-Integrationen abgedeckt: Zapier für Automatisierungs-Workflows und ein dediziertes Customer-Service-Portal für hochvolumige Reseller-Anfragen, mit sauberem Ticket-Management und besseren KI-Integrationen als das Professional-Paket je geliefert hatte. Das Resultat: gleiche operative Kapazität, stellenweise bessere Funktionalität, bei einem Bruchteil der bisherigen Lizenzkosten.
Schritt 3: B2B-Reseller-Pipeline aufbauen
Mit dem bereinigten Stack haben wir die eigentliche Vertriebs-Infrastruktur aufgebaut. Cloud7 adressiert eine klar abgegrenzte Reseller-Nische von 2.500 Unternehmen in Deutschland. Die Pipeline ist so strukturiert, dass das Team jeden relevanten Händler systematisch abarbeiten kann: Erstkontakt, Follow-up, Wiedervorlage, Abschluss. Das zentrale operative Ziel war dabei nicht Geschwindigkeit, sondern Coverage: Kein Unternehmen aus diesen 2.500 darf unbeabsichtigt aus der Pipeline fallen.
Ergebnisse
Cloud7 arbeitet heute mit einem deutlich größeren Teil des Teams aktiv in HubSpot als zuvor, bei signifikant niedrigeren monatlichen Lizenzkosten. Die B2B-Reseller-Pipeline ist live, strukturiert und vollständig abgedeckt: Alle 2.500 Unternehmen der Ziel-Nische sind im System erfasst. Follow-up-Aufgaben werden automatisch angesteuert. Kein Händler fällt unbemerkt raus. Was vorher als zu teuer und zu unübersichtlich wahrgenommen wurde, ist heute das operative Fundament für Cloud7's B2B-GTM-Launch in den deutschen Reseller-Markt.
„Unser Wechsel von HubSpot Professional zu Starter war ein voller Erfolg: Kosten reduziert und alle essentiellen Funktionen sinnvoll ausgerollt. Wir sind mit der Implementierung durch Prometheus Marketing mehr als zufrieden!"
Was übertragbar ist
Mehr Lizenz heißt nicht mehr Erfolg.
Viele B2B-Teams kaufen sich in Enterprise-Pakete ein, die für ihre tatsächlichen Workflows zu groß sind. Vor jedem HubSpot-Kauf oder -Renewal lohnt sich eine ehrliche Use-Case-Analyse. Oft ist ein kleineres Paket mit dem richtigen Third-Party-Stack die bessere Antwort.
Third-Party-Integrationen können Professional-Features vollständig ersetzen.
Zapier und ein dediziertes Service-Portal decken für viele Teams mehr ab als der native Professional-Stack, zu einem Bruchteil der Kosten. Der Schlüssel ist, vorher zu wissen, welche Features man wirklich nutzt.
Pipeline-Coverage schlägt Pipeline-Speed.
Besonders in engen Nischen mit klar definiertem TAM gilt: Es ist wertvoller, dass keiner rausfällt, als schnell durch eine kleine Liste zu laufen. Eine saubere Wiedervorlage-Logik ist das wertvollste Feature eines CRM.